Corporate Governance

FAQ

    Le Segnalazioni sono ricevute e analizzate dal Comitato Segnalazioni, organismo di Italo composto dal Responsabile Internal Audit & Risk Management, dal Responsabile Risorse Umane e Organizzazione e dal Responsabile Legal Affairs & Compliance della Società. Nel caso di Segnalazione riguardante uno dei membri del Comitato, il segnalato si asterrà da qualsiasi attività connessa alla gestione della stessa.
    Durante l’iter di gestione, gli elementi essenziali della Segnalazione potranno essere condivisi dal Comitato, in funzione dell’oggetto e delle specifiche competenze in materia, con l’Organismo di Vigilanza, il Collegio Sindacale ed ove ritenuto opportuno con il Vertice Aziendale.
    Italo si impegna a tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante e rimuovere gli eventuali fattori che possano disincentivare il ricorso alla segnalazione. La Società prenderà in carico Segnalazioni anonime solo se puntuali, circostanziate e corredate da adeguata documentazione; si richiede ai segnalanti di indicare i propri dati anagrafici anche al fine di poter richiedere ulteriori informazioni ed evidenze durante l’iter di analisi e gestione delle Segnalazioni.
    La piattaforma informatica adottata da Italo per la gestione delle Segnalazioni permette il salvataggio delle informazioni su server dedicato e garantisce la riservatezza del segnalante in quanto:
    • non viene tracciato l’IP lato applicativo e server da cui è stata inviata la Segnalazione (“no log policy”);
    • le Segnalazioni ed i dati identificativi dei segnalanti sono archiviati in database separati;
    • alle Segnalazioni viene attribuito un codice identificativo del tutto anonimo.
    Di conseguenza, dal momento dell’inoltro e per tutto il processo di gestione della Segnalazione sarà visibile solamente il codice identificativo anonimo.
    Il Comitato Segnalazioni, organismo di Italo composto dal Responsabile Internal Audit & Risk Management, dal Responsabile Risorse Umane e Organizzazione e dal Responsabile Legal Affairs & Compliance della Società è l’organismo incaricato della gestione delle segnalazioni.
    Nei casi previsti dalla legge, l’identità del segnalante verrà visualizzata esclusivamente all’interno della piattaforma informatica mediante una funzionalità che consente di storicizzare con appositi log le motivazioni e gli utenti che hanno avuto accesso a tali dati.
    ITALO si impegna a trattare ogni dato acquisito nell’ambito della gestione della Segnalazione nel rispetto del Regolamento n. 2016/679 (“GDPR”) e di quanto previsto dal D. Lgs. n. 4/2023, nonché delle procedure interne pro tempore applicabili. Ciò premesso:
    • la Società non rivelerà al segnalato, salvo i casi previsti dalla legge, l’identità del segnalante al fine di evitare ritorsioni, minacce, violenze, ecc. e tutelare la riservatezza di quest'ultimo.
    • nell'ambito del procedimento disciplinare nei confronti della persona segnalata, l'identità del segnalante potrà essere rivelata solo in presenza del consenso espresso da parte di quest'ultimo a tale rivelazione, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato. In tal caso, la Società chiederà il consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità comunicando per iscritto al segnalante le ragioni della rilevazione dei dati riservati.
    Per effettuare una segnalazione dovrai accedere alla piattaforma informatica ed indicare nell’apposito campo la tua qualifica di “dipendente” nonché inserire tutti i dati richiesti.  E’ necessario utilizzare un dispositivo informatico fisso e/o mobile privato o comunque non aziendale dotato di browser Internet.
    In alternativa è possibile utilizzare l’indirizzo di posta ordinaria della Società: Italo Via Casilina 1, 00182 Roma, alla c.a. del Comitato Segnalazioni nella persona del Responsabile della Funzione Internal Audit e Risk Management.
    Infine, è data la possibilità di effettuare una Segnalazione in forma orale, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto con il Comitato Segnalazioni o con uno dei suoi membri.
    Se sei un soggetto esterno ad Italo dovrai accedere alla piattaforma informatica tramite qualsiasi dispositivo, fisso o mobile, dotato di browser Internet inserendo i seguenti dati: nome, cognome, email e numero di telefono.
    In alternativa è possibile utilizzare l’indirizzo di posta ordinaria della Società: Italo Via Casilina 1 - 00182 Roma, alla c.a. del Comitato Segnalazioni nella persona del Responsabile della Funzione Internal Audit e Risk Management; in tal caso, ricordati che non saranno prese in carico segnalazioni anonime a meno che le stesse non risultino precise, circostanziate e supportate da adeguata documentazione
    Infine, è data la possibilità di effettuare una Segnalazione in forma orale, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto con il Comitato Segnalazioni o con uno dei suoi membri.
    I soggetti segnalanti possono monitorare l’avanzamento della gestione delle proprie Segnalazioni accedendo al portale informatico dedicato inserendo il codice identificativo univoco (codice numerico di 10 caratteri) che il sistema gli ha fornito al momento dell’inoltro della Segnalazione.
    La piattaforma informatica consente di inserire allegati sotto forma di file di testo, immagini, audio e video a supporto della Segnalazione entro un limite massimo di 60 mb.
    Si prevedono canali di segnalazioni interne (FAQ 6 e FAQ 7), esterne e divulgazioni pubbliche . Nel sito dell’’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) sono indicate le procedure di presentazione e gestione delle segnalazioni esterne. La normativa prevede, infatti , la possibilità di esperire anche segnalazioni esterne all’ANAC nelle seguenti ipotesi tassativamente indicate e qui di seguito riportate:
    1. ove non sia attivo il canale di segnalazione interno ovvero non risulti conforme alle prescrizioni di legge;
    2. nei casi in cui il segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna alla quale non è stato dato seguito;
    3. nei casi in cui il segnalante abbia fondati motivi di ritenere che la segnalazione interna non sia efficacemente analizzata ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
    4. nei casi in cui il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.


     
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